Phenquestions
Договарање тимских састанака тежак је задатак, посебно када организатор утврди да нема доброг времена када се сви могу састати. Проблем се, међутим, може у најмањој мери умањити путем Оутлоок'с новоотворена функција названа Предложи ново време. Корисници који користе радне верзије Мицрософт Оутлоок-а можда су упознати са овом функцијом. То је функција која омогућава полазницима да провере када су сви, укључујући и њих саме, бесплатни, тако да организатор може лако и без много муке уговорити састанак.
Све што присутни морају да ураде је да учтиво одбију предложено време за састанак и предложе друго погодно време које ће организатор састанка размотрити. Организатор тада може да прихвати најбољи предлог за ново време и брзо закаже састанак.
Како функција Пропосе Нев Тиме функционише у програму Оутлоок
Прво, организатор састанка шаље захтев свим присутним. По пријему захтева за састанак, татендее могу пронаћи разне опције (провизорне, одбити и предложити ново време) наведене поред уобичајеног дугмета „Прихвати“ у одељку „Пошта“.
Ако дође до сукоба око предложеног времена за састанак. Учесник може једноставно да кликне на дугме Предложи ново време на позивници или на самом догађају у календару.
По завршетку проналази 3 приказана избора:
- Прихватите и предложите ново време
- Оквирно и предложи ново време
- Одбијте и предложите ново време.
Када одаберете једну од три опције Предложи ново време, отвара се поједностављени приказ помоћника за заказивање.
Тамо можете попунити одговарајуће детаље и притиснути дугме „У реду“. Акција тренутно приказује нову поруку е-поште, која се аутоматски обраћа организатору, са новим предлогом времена. Добијате и опције за додавање прималаца, поред организатора.
Када организатор састанка добије е-пошту од учесника који предлаже ново време, у позиву се појављује обавештење у којем се наводи да је предложено ново време за позив послат раније.
Ако организатор прихвати предложене промене, уређује догађај. Тамошњи помоћник за распоређивање омогућава му да види тренутно време састанка заједно са свим новим предлозима времена које добије од свих присутних.
Ово му поједностављује задатак да пронађе, упореди могућности и одабере ону која свима најбоље одговара.
Када се за састанак одабере ново време, организатор може послати ажурирану позивницу свим учесницима.
Извор.
